Telefoondienst fysiotherapie
Tijdens een behandeling wilt u uw volledige aandacht bij uw patiënt houden. Tegelijkertijd moet uw fysiotherapiepraktijk goed bereikbaar zijn voor nieuwe en bestaande patiënten. Met een telefoondienst voor fysiotherapie hoeft u niet te kiezen tussen behandelen en de telefoon opnemen.
Uw patiënt belt terwijl u behandelt
Voor veel fysiotherapeuten is telefonische bereikbaarheid een praktisch probleem. Zeker binnen kleinere praktijken is niet altijd een baliemedewerker aanwezig. De behandelaar is bezig met een patiënt, voert een intake uit of werkt op een andere locatie. Een gemiste oproep lijkt eenvoudig op te lossen met voicemail of een terugbelverzoek, maar verschuift het werk vaak naar een later moment. Aan het einde van een behandelblok wacht u alsnog een lijst met telefoontjes. Een nieuwe patiënt kan ondertussen besluiten een andere praktijk te benaderen. Met de telefoonservice voor fysiotherapeuten van Telecount worden gesprekken direct opgevangen. Onze telefonistes nemen op uit naam van uw praktijk en handelen het gesprek af volgens vooraf gemaakte afspraken.
Meer rust tijdens behandelingen
Een behandeling vraagt om concentratie en persoonlijke aandacht. Iedere onderbreking haalt u uit het gesprek of de behandeling. Tegelijkertijd kan de beller een afspraak willen wijzigen, een praktische vraag hebben of voor het eerst contact opnemen met uw praktijk. Met een externe telefoondienst worden deze gesprekken opgevangen zonder dat dit ten koste gaat van de patiënt die op dat moment bij u in de behandelkamer is. Zo helpt Telecount niet alleen gemiste oproepen te voorkomen, maar ook om uw werkdag overzichtelijker te organiseren.
Wat doen wij voor u?
- Planning en verzetten van afspraken
- Doorschakelprocedure bij spoed
- Afspraakbevestigingen en herinneringen
- Herkenning van urgente medische situaties
- Beantwoording van praktische vragen
- Rust en concentratie tijdens behandelingen
Ongestoord behandelen
Geen rinkelende telefoons meer tijdens behandelingen. Focus volledig op uw patiënten.
Betere patiënttevredenheid
Minder no-shows
Focus op zorg, wij zorgen voor bereikbaarheid
Wat kan Telecount voor uw fysiotherapiepraktijk doen?
U bepaalt zelf welke werkzaamheden Telecount van u overneemt. Onze telefonistes kunnen bijvoorbeeld:
- de telefoon opnemen uit naam van uw fysiotherapiepraktijk;
- de reden van het gesprek uitvragen en vastleggen;
- terugbelverzoeken noteren;
- gespreksverslagen per e-mail doorgeven;
- algemene vragen beantwoorden op basis van uw instructies;
- ondersteunen bij agendabeheer;
- gesprekken doorverbinden wanneer dat gewenst is.
Vooraf spreekt u af welke informatie wij mogen geven, welke berichten u wilt ontvangen en wanneer een gesprek moet worden doorgezet. Zo houdt u zelf de regie over de telefonische bereikbaarheid van uw praktijk.
Hoe werkt een telefoondienst voor fysiotherapie?
Een patiënt belt uw gebruikelijke praktijknummer. Wanneer u de oproep niet zelf aanneemt of ervoor kiest om gesprekken door Telecount te laten beantwoorden, komt de beller bij een van onze telefonistes terecht. De telefoniste neemt namens uw fysiotherapiepraktijk op en helpt de patiënt volgens uw instructies. Kan een vraag direct worden afgehandeld, dan gebeurt dat waar mogelijk. Is uw persoonlijke aandacht nodig, dan wordt de relevante informatie vastgelegd en aan u doorgegeven. Hierdoor hoeft niet iedere oproep automatisch te leiden tot een onderbreking of extra terugbelwerk.
Meer dan een alternatief voor voicemail
Een voicemail vraagt altijd om een vervolgstap. De patiënt spreekt een bericht in, u luistert het later terug en vervolgens moet er opnieuw contact worden opgenomen. Bovendien spreekt niet iedere beller een bericht in. Een antwoordservice voor fysiotherapiepraktijken biedt direct persoonlijk contact. De patiënt kan zijn vraag toelichten en weet dat het verzoek is ontvangen. Ook naast een online afsprakensysteem blijft telefonische bereikbaarheid waardevol. Niet iedere patiënt wil of kan alles digitaal regelen en sommige vragen zijn telefonisch sneller af te handelen.
Flexibel inzetbaar voor iedere praktijk
De behoefte aan ondersteuning verschilt per fysiotherapiepraktijk. Een zelfstandig fysiotherapeut heeft mogelijk vooral hulp nodig tijdens behandelingen. Een grotere praktijk wil misschien piekmomenten opvangen of de receptie ondersteunen bij drukte. De telefoonservice van Telecount kan onder andere worden ingezet:
- tijdens behandelingen;
- op vaste dagdelen;
- tijdens pauzes;
- bij ziekte of vakantie;
- bij drukte aan de receptie;
- buiten reguliere openingstijden;
- als structurele ondersteuning.
De dienstverlening kan variëren van enkele uren per dag tot uitgebreide bereikbaarheid, eventueel 24 uur per dag en 7 dagen per week. Zo beschikt u over extra capaciteit wanneer dat nodig is, zonder direct zelf extra receptiepersoneel te hoeven inzetten.
Een professionele eerste indruk voor nieuwe patiënten
Voor een nieuwe patiënt is een telefoongesprek vaak het eerste persoonlijke contact met uw praktijk. Wanneer iemand meerdere keren moet bellen of alleen een voicemail bereikt, kan dat een drempel vormen. Telecount zorgt ervoor dat ook nieuwe patiënten vriendelijk en professioneel worden ontvangen wanneer u zelf niet beschikbaar bent. Bestaande patiënten kunnen op hun beurt eenvoudiger een vraag, wijziging of terugbelverzoek doorgeven. Een goede telefonische bereikbaarheid draagt daarmee direct bij aan de service en uitstraling van uw praktijk.
Telefoondienst fysiotherapie uitbesteden aan Telecount
Wilt u tijdens behandelingen niet langer worden afgeleid door inkomende telefoongesprekken? Met de telefoondienst van Telecount blijft uw praktijk bereikbaar terwijl u zich richt op uw patiënten. U bepaalt wanneer wij gesprekken aannemen, hoe deze worden afgehandeld en welke informatie u ontvangt. Zo sluit onze telefoonservice aan op uw dagelijkse praktijk. Wilt u weten welke vorm van telefonische ondersteuning bij uw fysiotherapiepraktijk past? Neem contact op met Telecount en bespreek de mogelijkheden.