Privacy statement

In het kader van onze telefonische antwoordservice diensten verwerken wij persoonsgegevens. Dit gebeurt hoofdzakelijk middels het aannemen van uw gesprekken en het maken van de bijbehorende gespreksnotities. Daarnaast kunnen gegevens worden verzameld die wij van u zelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mailberichten of telefoongesprekken. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Verwerking van persoonsgegevens en doeleinden

Indien wij Persoonsgegevens verwerken geschiedt dit conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de aanpalende wet- en regelgeving daaraan stelt.
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. De volgende gegevens kunnen, nadat toestemming van de beller is verkregen, worden gevraagd en worden verwerkt:

Bedrijfsnaam;
NAW-gegevens;
Geboortedatum, plaats en land;
Geslacht;
Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) naam en functie van contactpersonen;
Leeftijd
Ibannummer;
BSN nummer enkel na toestemming van u en indien strikt noodzakelijk voor dienstverlening;
Kenteken/voertuiggegevens ivm aannemen van autowijzigingen voor assurantie-intermediair;
Polisnummers, bestelnummers, offertenummers;
Referenties;
Gespreksnotitie waarin samenvatting van telefoongesprek wordt weergegeven;
Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type

Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze telefoonantwoordservice diensten, namelijk telefoonantwoordservice. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

Communicatie en informatievoorziening;
Het op een zo efficiënt mogelijke uitvoeren van onze dienstverlening;
De verbetering van onze diensten;
Facturering en incasso

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens, die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming, ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden. Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.

Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens contractuele tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij zowel u als de verplichte instanties, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij zullen dit uiterlijk doen binnen 48 uur nadat het datalek is ontdekt of nadat wij daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Wijzigingen

Het privacybeleid van Telecount B.V. is onderhevig aan veranderingen afhankelijk van wetgeving en omstandigheden. De meest recente versie treft u aan op onze website

Tot slot

Wij gaan ervan uit u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacy beleid. Op uw verzoek kunnen wij u voorzien van een gepersonaliseerde Verwerkingsovereenkomst. Indien u nog vragen heeft over ons privacybeleid neem dan contact met ons op. Binnen Telecount BV is als functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld de heer J.A. Zinkweg. U kunt hem bereiken op het emailadres a.zinkweg@telecount.nl of op telefoonnummer: (088) 5 848 848.