Hoe organiseert een makelaarskantoor de receptie zonder receptionist?

Een klein makelaarskantoor heeft niet altijd behoefte aan een fulltime receptionist. Toch moeten potentiële verkopers, woningzoekers en bestaande klanten uw kantoor goed kunnen bereiken. Zeker wanneer makelaars veel onderweg zijn voor bezichtigingen, waardebepalingen en afspraken. De oplossing zit daarom vaak niet in extra personeel, maar in het slimmer organiseren van uw telefonische receptie. U kunt zelf opnemen, taken verdelen binnen het team, voicemail gebruiken of kiezen voor externe ondersteuning. De belangrijkste vraag daarbij is: welke telefoongesprekken wilt u absoluut niet missen?

Welke telefoongesprekken zijn belangrijk voor een makelaarskantoor?

Niet iedere oproep heeft dezelfde waarde. Een telefoontje van een leverancier kan meestal wachten. Bij een potentiële verkoper ligt dat anders. Vooral deze gesprekken verdienen aandacht:

potentiële verkopers die informeren naar een verkoopgesprek of waardebepaling;
woningzoekers die een bezichtiging willen aanvragen;
bestaande opdrachtgevers met vragen over hun verkooptraject;
overige contacten die niet altijd direct een makelaar hoeven te spreken.

Door gesprekken op waarde en urgentie te beoordelen, voorkomt u dat iedere oproep automatisch bij een andere makelaar terechtkomt.

Professionele telefoonbeantwoording

Onze ervaren telefonistes nemen al uw telefoontjes professioneel aan in naam van uw bedrijf.

Direct gespreksverslag

Na elk gesprek ontvangt u onmiddellijk een gedetailleerd verslag per email.

Flexibele bereikbaarheid

Kies zelf uw bereikbaarheidstijden. Van enkele uren per dag tot 24/7 service.

Persoonlijke aanpak

We leren uw bedrijf en klanten kennen voor een persoonlijke benadering.

Een gespreksaanpak die past bij uw organisatie

Zelf de telefoon opnemen

Voor een klein kantoor met weinig inkomende gesprekken kan zelf opnemen prima werken. Het voordeel is dat de beller direct iemand spreekt die het kantoor- en woningaanbod kent. Het nadeel ontstaat wanneer makelaars veel buiten de deur zijn. Tijdens een bezichtiging of verkoopgesprek wilt u niet voortdurend worden onderbroken, maar u wilt ook niet dat een potentiële klant meerdere keren moet bellen. Zelf opnemen werkt daarom vooral zolang er meestal iemand beschikbaar is en het aantal gesprekken beheersbaar blijft.

Werken met voicemail

Voicemail is eenvoudig, maar stelt het klantcontact uit. Een potentiële verkoper kan een bericht inspreken en wachten tot u terugbelt. Maar iemand kan ook besluiten een ander makelaarskantoor te benaderen. Daarnaast zorgt ieder voicemailbericht voor extra werk: afluisteren, gegevens noteren en terugbellen. Voicemail kan voldoende zijn bij weinig oproepen. Zodra waardevolle leads of bezichtigingsaanvragen regelmatig op voicemail terechtkomen, is het verstandig uw bereikbaarheid opnieuw te bekijken.

Receptietaken verdelen binnen het team

Heeft u meerdere medewerkers? Dan kunt u de telefoon onderling verdelen. Dat werkt goed zolang er vrijwel altijd iemand aanwezig is. Tijdens ziekte, vakantie, lunchpauzes of drukke momenten wordt deze oplossing kwetsbaarder. Bovendien verdwijnt het werk niet. Een binnendienstmedewerker die regelmatig de telefoon opneemt, wordt steeds uit administratie, dossiers of andere werkzaamheden gehaald.

De telefonische receptie uitbesteden

Een externe telefoonservice kan gesprekken aannemen wanneer uw eigen team niet beschikbaar is. De telefoniste neemt op uit naam van uw makelaarskantoor en werkt volgens vooraf gemaakte afspraken. Zo kan een potentiële verkoper zijn gegevens achterlaten, kan een bezichtigingsverzoek worden vastgelegd en ontvangt u een duidelijk terugbelverzoek wanneer inhoudelijke expertise nodig is. Daarmee hoeft niet ieder gesprek direct bij een makelaar terecht te komen, terwijl belangrijke contacten wel persoonlijk worden opgevangen.

Welke gesprekken moet een makelaar zelf beantwoorden?

Een makelaar hoeft vooral gesprekken zelf te voeren waarvoor inhoudelijke kennis, advies of een commerciële afweging nodig is. Denk aan onderhandelingen, verkoopstrategie of specifieke vragen van opdrachtgevers. Andere gesprekken kunnen vaak worden voorbereid of afgehandeld door een goed geïnstrueerde telefoniste, zoals:

bezichtigingsaanvragen;
contactgegevens van potentiële verkopers;
terugbelverzoeken;
algemene vragen;
afspraakverzoeken.

Uw makelaars houden daardoor meer tijd over voor werkzaamheden waarvoor hun expertise daadwerkelijk nodig is.

Wanneer is externe ondersteuning interessant?

Een externe receptie hoeft niet de hele dag actief te zijn. Voor een klein makelaarskantoor kan juist ondersteuning op specifieke momenten interessant zijn, bijvoorbeeld tijdens bezichtigingen, piekuren, lunchpauzes, ziekte of vakantie. Uitbesteden wordt vooral relevant wanneer:

u regelmatig onderweg bent;
potentiële klanten vaak telefonisch contact opnemen;
gemiste oproepen dagelijks terugbelwerk veroorzaken;
uw team vaak wordt onderbroken;
er niet continu iemand op kantoor aanwezig is;
u geen fulltime receptionist nodig heeft.

Kijk daarbij niet alleen naar hoeveel oproepen u mist, maar vooral naar welke gesprekken u mist en wat die voor uw kantoor kunnen betekenen. Een gemiste algemene vraag is immers iets anders dan een oproep van iemand die zijn woning wil verkopen.

bezichtigingsaanvragen;
contactgegevens van potentiële verkopers;
terugbelverzoeken;
algemene vragen;
afspraakverzoeken.

Uw makelaars houden daardoor meer tijd over voor werkzaamheden waarvoor hun expertise daadwerkelijk nodig is.

Hoe ondersteunt Telecount makelaarskantoren?

Telecount ondersteunt organisaties sinds 1993 bij hun telefonische bereikbaarheid. Inmiddels vertrouwen meer dan 800 klanten op onze dienstverlening. Onze ervaren telefonistes nemen gesprekken aan namens uw makelaarskantoor en werken volgens uw instructies. Afhankelijk van uw wensen kunnen zij:

gesprekken aannemen uit naam van uw kantoor;
de reden van een telefoontje uitvragen;
gegevens en terugbelverzoeken vastleggen;
gespreksverslagen per e-mail versturen;
gesprekken doorverbinden;
ondersteunen bij agendabeheer.

U bepaalt zelf wanneer Telecount voor u opneemt en welke gesprekken worden afgehandeld. Zo beschikt u over professionele telefonische ondersteuning zonder zelf een volledige receptie te hoeven organiseren.

Hoe ondersteunt Telecount makelaarskantoren?

Een klein makelaarskantoor heeft niet automatisch een eigen receptionist nodig. Zelf opnemen, voicemail, interne taakverdeling en externe ondersteuning kunnen allemaal onderdeel zijn van een passende oplossing. Stel uzelf daarom drie vragen: wanneer missen wij oproepen, welke gesprekken willen wij absoluut niet missen en welke telefoontjes hoeven onze makelaars niet zelf af te handelen? Wanneer waardevolle gesprekken regelmatig binnenkomen terwijl uw team onderweg of bij klanten is, kan een externe telefoonservice uitkomst bieden. Met Telecount blijven potentiële verkopers, woningzoekers en bestaande relaties persoonlijk te woord gestaan, terwijl uw makelaars zich kunnen richten op bezichtigingen, advies en verkoop. Wilt u weten hoe u de telefonische receptie van uw makelaarskantoor slimmer kunt organiseren? Neem contact op met Telecount en bespreek de mogelijkheden.