Wanneer is voicemail niet meer voldoende voor uw bedrijf?
Voicemail is een praktische oplossing wanneer u niet kunt opnemen. Maar zodra gemiste oproepen zorgen voor veel terugbelwerk, vertraagd klantcontact of gemiste kansen, kan voicemail tekortschieten. Dat geldt vooral voor bedrijven waarbij nieuwe klanten, cliënten of patiënten regelmatig telefonisch contact zoeken. Een voicemail registreert een oproep, maar helpt de beller op dat moment niet verder. Met een professionele telefoonservice wordt een gesprek direct aangenomen door een telefoniste namens uw organisatie. Zo blijft uw bedrijf bereikbaar, zonder dat u iedere oproep zelf hoeft te beantwoorden.
Wanneer wordt voicemail een probleem?
Niet ieder bedrijf heeft een telefoonservice nodig. Ontvangt u weinig telefoontjes en kunnen bellers prima wachten op een reactie? Dan kan voicemail voldoende zijn. Het wordt anders wanneer u merkt dat:
- u dagelijks meerdere mensen moet terugbellen;
- potentiële klanten regelmatig telefonisch contact opnemen;
- u tijdens afspraken of werkzaamheden niet kunt opnemen;
- gesprekken zich opstapelen tijdens drukke momenten;
- uw bereikbaarheid afhankelijk is van één medewerker;
- klanten vaak bellen met vragen die iemand anders kan afhandelen.
In dat geval lost voicemail het probleem niet echt op. Het contact wordt vooral uitgesteld.
Professionele telefoonbeantwoording
Direct gespreksverslag
Flexibele bereikbaarheid
Persoonlijke aanpak
We leren uw bedrijf en klanten kennen voor een persoonlijke benadering.
Een gespreksaanpak die past bij uw organisatie
- Een gespreksaanpak die aansluit op uw wensen en dagelijkse praktijk
- Professionele begroeting in de naam van uw organisatie
- Duidelijke afspraken over welke gegevens worden uitgevraagd
- Bellers snel doorschakelen wanneer directe aandacht nodig is
- Gesprekken rustig en zorgvuldig noteren voor latere opvolging
- Extra aandacht voor complexe of gevoelige vragen
- Korte en duidelijke registratie bij eenvoudige gesprekken
- Gespreksnotities ontvangen op de manier die voor u werkt
Een gemiste oproep kan een gemiste kans worden
Stel dat een potentiële klant uw bedrijf belt. U bent op dat moment bezig met een afspraak en de oproep gaat naar voicemail. De beller kan een bericht inspreken en wachten tot u terugbelt. Maar iemand kan ook besluiten een andere aanbieder te benaderen. Dat risico is vooral relevant bij het eerste contact. Een bestaande klant kent uw organisatie al. Een nieuwe klant heeft die relatie nog niet en vergelijkt mogelijk meerdere bedrijven. Voor een fysiotherapeut kan het gaan om een nieuwe patiënt, voor een makelaar om een potentiële verkoper en voor een advocaat om een nieuwe cliënt. In zulke situaties is telefonische bereikbaarheid ook een commercieel vraagstuk.
Voicemail zorgt vaak voor extra terugbelwerk
Een voicemailbericht betekent meestal dat er later opnieuw actie nodig is. U luistert het bericht af, noteert gegevens en probeert de beller te bereiken. Neemt diegene niet op? Dan ontstaat er opnieuw telefonisch verkeer. Bij enkele oproepen is dat goed te overzien. Wanneer dit dagelijks gebeurt, kost het steeds meer tijd. Een telefoonservice kan een deel van deze werkzaamheden direct opvangen. De telefoniste vraagt waarvoor iemand belt, legt relevante informatie vast en kan bepaalde gesprekken volgens uw instructies afhandelen. U houdt daardoor vooral de telefoontjes over waarbij uw eigen kennis of betrokkenheid nodig is.
Moet u dan ieder gesprek uitbesteden?
Nee. Een externe telefoonservice hoeft uw persoonlijke klantcontact niet te vervangen. U bepaalt zelf welke gesprekken worden aangenomen, welke informatie mag worden verstrekt en wanneer een beller naar u moet worden doorverbonden.Dat maakt een telefoonservice ook geschikt wanneer u alleen ondersteuning nodig heeft tijdens behandelingen, afspraken, bezichtigingen, vergaderingen of piekuren. Het gaat dus niet om de vraag of een klant u nooit meer spreekt. Het gaat erom dat de klant ook wordt geholpen wanneer u op dat moment niet beschikbaar bent.
Voicemail of telefoonservice: wat is het verschil?
Het belangrijkste verschil is dat voicemail het contact uitstelt, terwijl een telefoonservice het contact direct laat beginnen. Bij voicemail belt een klant, spreekt eventueel een bericht in en wacht vervolgens op uw reactie. Bij een telefoonservice neemt een telefoniste namens uw organisatie op. De reden van het gesprek wordt direct duidelijk en de beller kan, afhankelijk van uw afspraken, meteen verder worden geholpen. Dat kan terugbelwerk verminderen en zorgt voor een persoonlijker eerste contact.
Wanneer is een telefoonservice interessant?
Een telefoonservice wordt vooral interessant wanneer bereikbaarheid belangrijk is voor uw dienstverlening, maar u niet voortdurend zelf beschikbaar kunt of wilt zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- een fysiotherapeut die tijdens behandelingen niet gestoord wil worden;
- een advocaat tijdens cliëntgesprekken of zittingen;
- een makelaar die veel onderweg is;
- een ondernemer zonder eigen receptionist;
- een MKB-organisatie die piekdrukte of personeelsuitval wil opvangen.
Ook wanneer u al een eigen receptie heeft, kan externe ondersteuning helpen tijdens drukte, ziekte of vakantie.
Hoe helpt Telecount?
Telecount ondersteunt bedrijven sinds 1993 bij hun telefonische bereikbaarheid. Onze ervaren telefonistes nemen gesprekken aan uit naam van uw organisatie en werken volgens vooraf gemaakte afspraken.
Afhankelijk van uw wensen kunnen zij onder andere:
- telefoongesprekken aannemen;
- de reden van een gesprek uitvragen;
- berichten en terugbelverzoeken vastleggen;
- gespreksverslagen per e-mail versturen;
- gesprekken doorverbinden;
- ondersteunen bij agendabeheer.
U bepaalt wanneer Telecount voor u beschikbaar is. Dat kan enkele uren per dag zijn, tijdens specifieke momenten of uitgebreider, indien gewenst tot 24 uur per dag en 7 dagen per week. Meer dan 800 klanten vertrouwen inmiddels op Telecount voor professionele telefonische ondersteuning.
Is uw bedrijf voicemail ontgroeid?
Voicemail kan voldoende zijn zolang u weinig gesprekken mist en terugbellen nauwelijks tijd kost. Zodra gemiste oproepen leiden tot extra werk, vertraagde reacties of het risico op gemiste klanten, is het verstandig om uw bereikbaarheid opnieuw te bekijken. Vraag uzelf daarom niet alleen af hoeveel oproepen u mist, maar vooral welke oproepen u mist en wat er daarna gebeurt. Met de telefoonservice van Telecount blijft uw bedrijf persoonlijk bereikbaar wanneer u zelf niet kunt opnemen. Zo krijgt de beller direct aandacht en kunt u zich concentreren op uw eigen werkzaamheden. Wilt u weten welke vorm van telefonische ondersteuning bij uw organisatie past? Neem contact op met Telecount en bespreek de mogelijkheden.